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在现代管理中，建立必须的会议制度利用会议的方式来沟通信息，安排和协调工作，进行咨询、论证、决策是经常的，也是十分必要的。实行统一的会议管理制度，是统一认识、整齐步伐、提高工作效率，推动工作的有效方法，也是民扬民主、集思广益、实行集体领导的必要形式。建立会议制度，是一项很重要的工作。为使每次会议都能达到预期目的，应注意以下五点：

    （1）每次会议都要有明确的目的，都要解决一定的问题；

每次会议的议题不宜太多，可开可不开的会议坚决不开，可参加可不参加的人员不参加会议。属于部门职责范围或主管领导有权解决的问题不上会，已有成文规定或先例的事，非特殊情况不上会。

    （2）每次会议都应有充分准备；

会前由部门负责人或主管领导将议题送到有关办事机构，由办事机构整理好议题，向主持会议的领导汇报，并将议题提前通知与会人员。准备不充分，没有提出解决方案的议题不上会；主管部门没有统一意见而“矛盾上交”的议题也不上会。

    （3）会议主持人必须紧紧抓住议题；

既要启发诱导与会者充分发表意见，又要注意控制离题和重复的发言。发言者应办求语言准确、简练，到会领导要避免人必讲话的惯例。

    （4）会议决议，要责成有关人员认真贯彻执行；

会议形成的决议，主持人要责成有关人员认真贯彻执行；有关办事机构要负责督促检查，并收集反馈信息及时间主管领导汇报。全校性的会议，由校办统一安排、组织。会议时间不宜过长，会议组织者要负责整顿会风，反对迟到、早退和会上交头接耳等不良现象。

    （5）指定专人作好会议记录；

会议主持人应指定专人作好会议记录，重要会议应有两名记录者同时工作，有关办事机构要整理好记录，事后按档案管理办法立卷归档。